CATATAN RAPAT :
- Rapat dimulai pukul 09.00 WIB
- Dibuka oleh Kepala PTIK
- Rapat berakhir pukul 12.00 WIB
Bapak Agung Saputra, ST, MT – Kepala PTIK
- Rapat hari ini ada 4 agenda yang dibahas yaitu perihal keamanan data, atribut SIM, Kohort, dan Jadwal KRS – UTS – UAS, Vs Pembayaran
- Pada Pembahasan pertama adalah keamanan data untuk fitur lupa password di sistem informasi akademik dengan keamanan verifikasi kode keamanan melalui email.
- Pada Pembahasan kedua adalah data atribut pada SIM untuk mahasiswa untuk di persempit informasi form inputan tujuannya agar lebih efektif dan efisian pada proses inputan perkuliahan dikarenakan form yang monoton dan kompleks.
- Pada Pembahasan ketiga adalah resume pada sistem perkuliahan di Universitas Pancasila yang terangkum di dalam kohort, pada kohort sudah terangkum untuk rules perkuliahan serta untuk pengintegrasiannya pada SI akademik dan SI Keuangan untuk bisa ditarik kesimpulan nantinya dari bagian akademik dan bagian keuangan untuk menilai status mahasiswa aktif, keluar, cuti, dan ataupun meninggal dunia.
- Pada Pembahasan keempat adalah sincronisasi dan rules untuk jadwal KRS – UTS – UAS vs Pembayaran Dari sisi staf akademik, dosen, dan mahasiswa
Bapak Hendri Sukma ST., MT Kepala Biro Akademik
Pembahasan dari bapak hendri sukma di bagian akademik adalah
- Pada SI Akademik untuk penginputan SIM tetap ada sebagai informasi yang sewaktu waktu dapat di gunakan, misalnya mengetahui tentang background keluarga mahasiswa seperti taraf ekonomi. Namun form nya lebih di singkat saja ada yang di kurangin.
- Notifikasi email kepada mahasiswa status aktif/tidak aktif untuk semester yang sedang berjalan sebagai informasi pengingat mahasiswa dalam perkuliahan dengan illustrasi berikut “Hi (nama mahasiswa), selamat ya udah semester 4 saat ini kamu tercatat sebagai Mahasiswa Aktif Universitas Pancasila” Semangat ya kuliah nya ! jangan kasih kendor untuk dapat gelar Sarjana nya. Kamu pasti bisa. Yuk bisa yuk! “Hi (nama mahasiswa), selamat ya udah semester 4 saat ini kamu tercatat sebagai Mahasiswa tidak aktif Universitas Pancasila” Semangat ya kuliah nya ! jangan kasih kendor untuk dapat gelar Sarjana nya. Kamu pasti bisa. Yuk bisa yuk!
- Pindah Jurusan mahasiswa masih di perbolehkan jika dalam situasi dan kondisi tertentu
- Nilai Mahasiswa tidak dapat tampil jika cicilan ke dua belum di bayarkan.
- Peraturan pembukaan dan penutupan pengisian krs untuk dosen di SIAK adalah selama 2 minggu saat terbentuk nya nomor Virtual Account
- Apabila ada case dosen ataupun mahasiswa telat isi krs sementara sistem sudah terlock maka harus koordinasi dengan tim PTIK secara mandiri dengan syarat dan ketentuan berlaku untuk di bukakan kembali.
- Mahasiswa bisa absen di SIAK jika semua jadwal dari krs sudah di isi.
- Dosen bisa mengisi / input krs di SIAK jika cicilan pertama mahasiswa sudah dibayarkan waktu pengisian krs tersebut adalah 2 minggu saat pembayaran pertama sudah lunas. (Pengisian krs setiap dosen bisa berbeda beda tergantung dari mahasiswa melakukan pembayaran di SIKEU di dalam tentang waktu 2 minggu saat create VA)
Misal mahasiswa A membayar cicilan ke 1 di tanggal 2 september maka dosen dan mahasiswa tersebut memiliki waktu pengisian krs berakhir di tanggal 16 september (14 hari ), Apabila dosen atau mahasiswa mengisi krs tanggal 3 maka berakhir di tanggal 17 september.
Bapak Nardi Gunawan, SE.,M.Ak Kepala Bagian Keuangan
- Penutupan pembayaran biaya akademik untuk mahasiswa di tutup selama 2 minggu saat create pembayaran di SIAK
- Virtual Account ke -2 atau cicilan ke-2 bisa di create apabila cicilan Virtual Account ke -1 sudah lunas (tidak ada tunggakan)
- Status mahasiswa dinyatakann aktif apabila history pembayaran tidak ada tunggakan di setiap semester atau pembayaran dinyatakan selalu tepat waktu.
- Pada saat mahasiswa membuat kode pembayaran untuk cicilan ke 3 namun cicilan ke 2 belum lunas, mahasiwa masih di beri waktu tangguh / atau masih memiliki hak bayar di cicilan ke 2 dan tetap bisa mengisi krs dan tetap bisa mengikuti UTS serta bisa mengikuti perkuliahan sampai memasuki waktu UAS namun saat pembagian nilai khs untuk nilai uts, nilai uts mahasiswa tersebut tidak tampil di Kartu Hasil Studi dengan syarat cicilan ke 2 dan ke 3 telah lunas terlebih dahulu.
Ibu Fitria Candra, SE.,M.Ak Wakil Ketua SPI
- Satuan Pengawas Internal meninjau diskusi koordinasi antara tim PTIK, bagian Akademik, bagian Keuangan berjalan lancar dan aktif.